Kaip pasirašyti PDF dokumentą elektroniniu parašu: būdai ir patikra

PDF dokumentą pasirašyti elektroniniu parašu galima pasirašymo priemonėje: portale ar programoje, kuri kuria parašą su kvalifikuotu sertifikatu. Ką gausite, lemia priemonė: PDF su įdėtu parašu (PAdES) arba konteinerį aplink dokumentą (ASiC-E ar Lietuvos ADOC). Šiame vadove — trys pasirašymo keliai, kaip atpažinti gautą formą ir kur tikrinti rezultatą.

Kaip pasirašyti PDF: trys keliai

1. Internetiniai pasirašymo portalai. Oficiali „Smart-ID“ svetainė tarp pasirašymo portalų mini Dokobit, Elpako ir MARKsign; kuriuos parašymo būdus kiekvienas palaiko, nurodo pats teikėjas (plačiau — pasirašymas su Smart-ID). Tai paprasčiausias kelias, kai dokumentas vienas ir specialių įrankių nereikia.
2. Darbalaukio programa arba programėlė telefone. Pavyzdžiui, DigiDoc4 arba Dokobit priedas Word dokumentams — juos mini ta pati „Smart-ID“ svetainė. Šis kelias patogus, kai pasirašoma reguliariai. Svarbu Lietuvos vartotojams: DigiDoc4, „Smart-ID“ teigimu, su Lietuvos asmens kodais veikia tik verslo režimu.
3. ADOC kūrimo priemonė, jei adresatas reikalauja ADOC. Tada PDF nėra „konvertuojamas“: jis supakuojamas į konteinerį kartu su metaduomenimis ir pasirašomas — visa eiga žingsnis po žingsnio aprašyta PDF į ADOC vadove.

Pavyzdžiui: tvarkytojas paruošia pasiulymas-2026-04.pdf, pateikia jį pasirinktam portalui, nurodo pasirašymo būdą ir patvirtina telefone. Atgal gaunamas pasiulymas-2026-04.asice — siunčiamas būtent jis, o nepasirašytas PDF pasilieka kaip ruošinys. Jei klaida pastebima po išsiuntimo, siųskite naują versiją su nauju parašu, o senąjį failą pasilikite kaip buvusio turinio įrodymą.

Bendra visur: pasirašymas patvirtinamas jūsų parašymo būdu (programėlės PIN kodu, kortele ar laikmena), o pasirašytą failą tenka išsisaugoti pačiam. Kaip visa tai atrodo nuo pradžių iki galo, apibendrina kaip pasirašyti elektroniniu parašu vadovas.

Kur įrašomas parašas: trys formos

PAdES ir ASiC — Europos techniniai standartai (ETSI). Komisijos įgyvendinimo reglamentas (ES) 2026/248 nustato, kad viešasis sektorius turi pripažinti pažangiųjų elektroninių parašų standartinius formatus, tarp jų — PAdES (ETSI EN 319 142-1) ir parašo konteinerius ASiC (ETSI EN 319 162-1) (tekstas EUR-Lex). Ankstesnį Įgyvendinimo sprendimą (ES) 2015/1506 šis reglamentas panaikina. Reikalavimai taikomi nuo 2027 m. vasario 23 d., o ankstesniųjų bazinių formatų parašai pripažįstami, jei sukurti iki 2028 m. vasario 23 d. Teisinė galia todėl priklauso ne nuo formato, o nuo parašo lygio: kvalifikuoto elektroninio parašo teisinė galia eIDAS reglamento 25 straipsnio 2 dalyje prilyginta rašytiniam parašui. O failo vardas apie parašą nieko neįrodo: .pdf plėtinyje gali slėptis tiek PAdES parašas, tiek visiškai nepasirašytas dokumentas.

Kurią formą rinktis: adresato reikalavimas

Sprendžia adresatas. Praktinė tvarka:

• Institucija ar partneris nurodo ADOC — naudokite adresato nurodytą priemonę, pvz., LVAT įrankį; apie ADOC pasirašymą skaitykite atskirai.
• Sutartys su verslo partneriais (tiekimo, paslaptingumo, nuomos) — paprasčiausia susitarti dėl PDF su PAdES parašu arba ASiC-E konteinerio; skirtumai paaiškinti ADOC, ASiC-E ir PDF vadove.
• Svarbu bet kuriuo atveju: kad parašas būtų kvalifikuotas, o pasirašytas originalas išliktų nepakeistas. Iš PDF ištraukta ar atspausdinta kopija — tik skaitymui.
• Jei dokumentas perduodamas teismui ar notarui, galioja jų nustatyta elektroninių dokumentų tvarkymo tvarka — ji pirmesnė už bet kurią apžvalgą, ir šis vadovas jos nekeičia.
• Prieš siunčiant dokumentą užsienio partneriui, įsitikinkite, kad jis moka atidaryti konteinerį; jei ne, paprastesnis kelias gali būti PDF su PAdES parašu.

Ką gavote: kaip atskirti formą

Pirmas požymis — failo galūnė (.pdf, .asice, .adoc), tačiau ji nieko negarantuoja: adoclt.com failą atpažįsta pagal turinį, ne pagal vardą, todėl atidaro ir failą be galūnės ar su klaidinga galūne. Antras požymis: atidarius pasirašytą PDF įprasta skaitykle matyti parašo laukai arba patvirtinimo juostelė — tai būna PAdES; konteinerių atveju parašas dokumento „pavidale“ nematomas, jis skaitomas iš failo duomenų, pavyzdžiui, peržiūros kortelėje. Jei abejojate, atidarykite formoje aukščiau ir pažiūrėkite, ką svetainė parodo apie paketą.

Ko su pasirašytu failu daryti negalima

• Nespausti ir nekonvertuoti: suspaustas ar kitu formatu išsaugotas PDF yra kitas failas nei pasirašytasis.
• Neišsaugoti pakartotinai iš redaktoriaus: net jei turinys atrodo tas pats, naujai sukurtas failas parašo neturi.
• Nesiųsti ekrano nuotraukos ar atspausdintos kopijos, kai adresato prašoma „pasirašyto originalo“.
• Nepasilikti vien iš konteinerio ištraukto PDF: kopija tinka skaityti, o teisinis įrašas — pats pasirašytas failas.

Kur ir kaip tikrinti

Konteinerinį failą atidarius šioje svetainėje, parašo kortelė rodo, ką pats failas teigia: pasirašiusįjį ir jo organizaciją, sertifikatą bei jį išdavusią įstaigą, pasirašymo laiką, laiko žymę, parašo lygį. Šalia pateikiamos faktinės patikros, atliekamos naršyklėje: turinio maišos perskaičiavimas, sertifikato galiojimo datos, silpnų algoritmų požymiai.

• Svarbu nesupainioti: svetainėje atliekamos patikros yra faktinės, ne teisinės — atšaukimų sąrašų ji nepatikrina ir „galioja“ nepasako. Ką reiškia rodmenys ir kur gauti oficialią patikrą, aiškina vadovas elektroninio parašo tikrinimas.
• PAdES parašui tikrinti šio įrankio neužtenka: tam skirtas Europos Komisijos DSS tikrintuvas. Atkreipkite dėmesį: demonstracinėje sistemoje dokumentas perduodamas jos infrastruktūrai, todėl jautrią medžiagą ten siųsti nereikėtų.
• ADOC atveju oficialią patikrą daro ADOC tikrinimas vadove aprašytos valstybinės priemonės. LVAT priemonėje dokumentą tikrinti gali ir fiziniai, ir juridiniai asmenys, tik sugeneruotų failų serveryje ji nesaugo (archyvai.lrv.lt).

Kad ir kur tikrintumėte, saugokite patį pasirašytą originalą: peržiūra ir kopija jo nekeičia.

Įsitikinkite rezultatu

Atidarykite gautą failą viršuje esančioje formoje: nemokama paskyra parodo pirmąjį puslapį ir duomenis, kas pasirašė, o visas dokumentas, atsisiuntimas bei spausdinimas yra mokami — failas iš jūsų įrenginio niekur nesiunčiamas. Taigi, kai prireiks pasirašyti PDF elektroniniu parašu, pirmiausia susitarkite dėl formos su adresatu, o gavę rezultatą — peržiūrėkite jį iškart, kol dokumento dar neperdavėte toliau.